ADS+ uit Paal heeft een nieuw app ontwikkelt die het voor aannemers en onderaannemers gemakkelijker maakt om aan alle administratieve verplichtingen op de bouwwerven te voldoen. Altijd de juiste documenten online bij de hand, altijd in orde met de checkinatwork en eenvoudig om de gewerkte uren te boeken. Met dit meertalig platform is er geen excuus meer om niet in orde te zijn bij een controle van de inspectiediensten op de werf.
"Een bouwbedrijf staat iedere dag voor straffe uitdagingen. Strakke deadlines, afwezigheden, gewijzigde plannen, onvoorziene omstandigheden op de werf, veiligheidseisen, enzovoort. Daarbij komt nog eens de verplichte aanwezigheidsadministratie en het personeelsbeheer. Met BuildDoc wil ADS+ alle wettelijke personeelsadministratie centraliseren en automatiseren", zeg zaakvoerster Wivine Schols.
Met ADS+ is Wivine Schols uit Leopoldsburg niet aan haar proefstuk toe. Al meer dan 20 jaar ondersteunt zij met haar bedrijf andere ondernemingen in hun administratie. Haar klanten zijn vooral bouwbedrijven. Op deze manier ondervond ze zelf hoe ingewikkeld het voor een bouwbedrijf is om helemaal in orde te zijn met de wettelijke verplichtingen vooral op vlak van personeelsbeheer en werken met onderaannemers. Om deze administratieve rompslomp te vereenvoudigen bedacht zij de applicatie BuildDoc. Een team van developers schreef maanden aan dit programma. Nu is het klaar voor de lancering.
"In heel veel bedrijven worden de personeelsdocumenten fysiek bewaard in mappen of staan ze ingescand op de computer. Maar op die manier zijn ze niet aanwezig op de werf en kunnen ze bij werfcontrole ook niet getoond worden. Denk maar aan de limosa’s, A1-documenten, VCA-attesten, construbadges. In BuildDoc kunnen bouwbedrijven al deze documenten uploaden. Alles is AVG-proof. De hosting gebeurt trouwens in streng beveiligde datacenters in de Benelux.
Ook kan de aanwezigheidsregistratie in België via Checkinatwork rechtstreeks via BuildDoc gebeuren. De onderaannemers krijgen toegang tot de app. Zij linken hun gegevens en die van hun personeelsleden en onderaannemers aan het werfnummer en kunnen zo heel eenvoudig de aanwezigheid registreren. De hoofdaannemer en onderaannemers ontvangen iedere dag een e-mail die de registratie bevestigt. De app is trouwens gekoppeld aan de website van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid in België", zegt Wivine trots.
Ook werfplanning en verlofregeling kunnen opgenomen worden in de app. Het eigen personeel en de onderaannemers registreren de gewerkte uren. Na goedkeuring van deze tijdregistratie via BuildDoc worden de lonen automatisch berekend en kunnen de onderaannemers met één druk op de knop een eenvoudige factuur naar de aannemer die hem inhuurt sturen. BuildDoc bespaart aannemers tijd en voorkomt dat er fouten gemaakt worden die hen veel geld aan boetes kunnen kosten. BuildDoc staat standaard in het Nederlands maar het kan ook naar het Engels, Pools, Tsjechisch of Slovaaks geswitcht worden. Zo kunnen de buitenlandse onderaannemers zelf hun administratie in orde brengen.
"Ik ben best trots op BuildDoc. Deze tool is op zijn minst innoverend te noemen, uniek in België. Vanaf nu wil ik BuildDoc bij de aannemers bekend maken. Eerst in Limburg, nadien in heel België. Ik kom graag langs om de tool te demonstreren. Tijdens mijn roadtrip langs de bouwbedrijven hoor ik alleen maar positieve klanken. Het is vaak een openbaring als aannemers zien hoe eenvoudig ze met alles in orde kunnen zijn", zegt Wivine Schols tot slot.