Tijdens de gemeenteraad werd het aangepaste subsidiereglement voor evenementen goedgekeurd. Volgens schepen
Loucka Vreys sluit de wijziging aan bij de invoering van het
nieuwe digitale evenementenloket, waarin organisatoren hun aanvragen centraal kunnen indienen.
De opvallendste aanpassing betreft de aanvraagtermijnen. Kleine evenementen zonder verkeersimpact moeten voortaan slechts vier weken op voorhand aangevraagd worden, terwijl dat vroeger acht weken was. Voor grotere evenementen – met bijvoorbeeld inname van het openbaar domein of verkeersmaatregelen – wordt de termijn net verlengd naar twaalf weken. In de praktijk betekent dit dat ongeveer 75 procent van de zo’n 800 jaarlijkse aanvragen sneller behandeld kan worden.
Ook de subsidieprocedure wordt vereenvoudigd. Organisatoren moeten nog steeds bij hun aanvraag aangeven of ze subsidies wensen, maar dienen na goedkeuring van de vergunning hun documenten digitaal in via het e-loket. De vroegere werkwijze via e-mail verdwijnt daarmee.
Vanuit de oppositie kwamen verschillende bemerkingen. Zo verzocht raadslid Jean-Jacques Mélotte om duidelijker te omschrijven welke activiteiten uitgesloten worden van subsidies. De term “traditionele activiteiten” zou te vaag zijn en voor interpretatie vatbaar. Ook pleitte hij voor een vaste beslissingstermijn vanuit de stad, zodat organisatoren sneller weten waar ze financieel aan toe zijn.
Verder werd het puntensysteem onder de loep genomen. Duurzame en ecologische maatregelen wegen momenteel zwaarder door dan de inhoudelijke kwaliteit van een evenement. Hij stelde voor om die balans te herbekijken. Ook over de praktische toepassing van bepaalde criteria en de controle op bezoekersaantallen werden vragen gesteld. Voorzitter Mark De Vroede merkte op dat de rijkswacht wel zou komen tellen, schepen Peter Vanderkrieken stelde dat het meer-punten-krijgen voor duurzame maatregelen nog dateert uit de tijd dat de organisatoren hiertoe nog gestimuleerd moesten worden.
Een ander discussiepunt kwam van Rina Alen, omtrent een passage rond uitnodigingen voor stadsdiensten en het schepencollege. In het reglement staat dat organisatoren de stad kunnen uitnodigen voor hun evenement. Dit zou kunnen geïnterpreteerd worden als een verplichting om gratis tickets of voordelen te voorzien. Schepen Vreys en burgemeester Bob Nijs benadrukten dat dit niet de bedoeling is: een uitnodiging betekent niet automatisch gratis toegang, en het gebeurt in de praktijk ook niet systematisch. Indien er toch tickets beschikbaar worden gesteld, worden die volgens de burgemeester verloot onder de stadsmedewerkers. De formulering zal mee geëvalueerd worden bij een latere herziening.
Schepen Vreys gaf aan dat enkel de noodzakelijke wijzigingen in functie van het nieuwe loket nu werden doorgevoerd. Een grondige herwerking van het volledige evenementen- en subsidiereglement staat gepland voor het najaar, waarbij ook de geformuleerde bezorgdheden zullen worden meegenomen.
Het aangepaste reglement werd nadien ter stemming voorgelegd en goedgekeurd.