De
jaarlijkse rapportage over de organisatiebeheersing leverde in de Lommelse gemeenteraad weinig discussie op, maar gaf wel een inkijk in de werking achter de schermen van het stadsbestuur. Algemeen directeur
Iris Mulkens lichtte toe hoe de organisatie voortdurend werkt aan een efficiënte dienstverlening, een sterke interne werking en de uitvoering van het meerjarenplan.
Als kapstok gebruikt de stad al enkele jaren het "huis van de organisatiebeheersing", waarin alle aspecten van de werking samenkomen: van missie en visie over personeel en financiën tot dienstverlening, projecten en burgerparticipatie. De visie en kernwaarden werden intussen ook geïntegreerd in het nieuwe meerjarenplan.
Een belangrijk aandachtspunt blijft de samenwerking tussen bestuur en administratie. De afsprakennota die in 2024 werd opgesteld, wordt momenteel geëvalueerd en zal na de zomer worden afgewerkt en uitgerold binnen de organisatie. Daarnaast werd het organogram aangepast, voornamelijk binnen de sector Mens.
Op technologisch vlak schakelde de stad over naar een nieuw telefoniesysteem, waardoor medewerkers via de computer kunnen bellen en ook van thuis uit bereikbaar blijven. Voor inwoners maakt dat geen verschil: de telefoon wordt gewoon opgenomen, ongeacht waar de medewerker zich bevindt.
Ook de dienstverlening aan de burger kreeg de voorbije maanden een flinke update. De loketten Burgerzaken verhuisden naar een modernere omgeving met meer privacy en een ruimere wachtruimte. Dankzij een nieuw "live enrollment"-systeem kunnen inwoners voortaan aan het loket zelf een pasfoto laten maken voor een identiteitskaart of reispas. Voor rijbewijzen blijft dat door federale regelgeving voorlopig onmogelijk.
Verder investeert de stad in digitalisering. Via Mijn Burgerprofiel kunnen inwoners de status van verschillende aanvragen opvolgen en bepaalde administratieve zaken, zoals een aanvraag tot wettelijke samenwoning, volledig digitaal afhandelen.
Op personeelsvlak wordt jaarlijks bekeken welke functies nodig zijn. Daarbij wordt niet automatisch elke pensionering vervangen, maar telkens nagegaan of een andere invulling mogelijk is. Voor het nieuwe team Opgroeien komen er onder meer bijkomende functies voor onderwijs, gezinsondersteuning en de uitrol van het BOA-verhaal (Buitenschoolse Opvang en Activiteiten).
Daarnaast wordt verder gewerkt aan welzijn op het werk, een vernieuwd aanwezigheidsbeleid en een herziening van het arbeidsreglement. Bij langdurige afwezigheden zet de stad sterk in op begeleiding en een geleidelijke terugkeer naar de werkvloer.
Ook cyberveiligheid blijft een belangrijk aandachtspunt. De stad werkt volop aan de implementatie van de Europese NIS2-richtlijn rond informatieveiligheid en documenteert daarvoor alle nodige processen.
Opvallend is dat meldingen, klachten én complimenten van burgers het voorbije jaar elk met ongeveer 10 procent daalden. Een verklaring daarvoor heeft de administratie niet. De meeste meldingen blijven gaan over groenonderhoud, wegenwerken en sluikstort. Tegelijk ontvangt de groendienst ook opvallend veel complimenten, net als de gemeenschapswachten voor hun toezicht tijdens vakantieperiodes.
Raadslid Ersin Kemaldar (Samen Vooruit) stelde vragen over de uitbreiding van het team Opgroeien, het nieuwe telefoniesysteem en de interne controle bij aankopen. Mulkens bevestigde dat verschillende nieuwe functies worden ingevuld en dat bij aankopen het vierogenprincipe wordt toegepast, waarbij de bestelling en de goedkeuring van de factuur door verschillende medewerkers gebeuren.
Verder vroeg Kemaldar of telefoongesprekken in de toekomst kunnen worden gebruikt voor coaching van medewerkers. Volgens Mulkens is die mogelijkheid technisch wellicht aanwezig, maar wordt ze momenteel nog niet toegepast. Ze beloofde dat verder na te vragen.
Ook raadslid Rita Phlippo (Samen Vooruit) informeerde naar de zogenaamde "knipperlichtprocedure" voor personeelsleden en naar de langdurige afwezigheden wegens ziekte. Mulkens legde uit dat alle medewerkers jaarlijks een feedbackgesprek krijgen. Wanneer er aandachtspunten zijn rond gedrag, competenties of kennis, volgt een knipperlichtgesprek waarbij coaching en begeleiding centraal staan. Alleen wanneer verbetering uitblijft, kan uiteindelijk een negatieve evaluatie volgen. Volgens de algemeen directeur blijft het aantal medewerkers in zo'n traject beperkt.
Wat de ziektecijfers betreft, gaf Mulkens aan dat Lommel onder het Vlaamse gemiddelde blijft. De stad probeert langdurig afwezige medewerkers via begeleiding en progressieve werkhervatting zo snel mogelijk opnieuw aan boord te krijgen.
Tot slot kondigde de algemeen directeur aan dat momenteel ook een audit rond noodplanning loopt. De resultaten daarvan worden na de zomer aan de gemeenteraad voorgesteld.
Daarmee werd de rapportering over de organisatiebeheersing zonder verdere opmerkingen ter kennis genomen.